|
Главная→Продукты→Диадок→Юридическая сила
Юридическая значимость электронных документов
Электронные первичные документы
Как обеспечивается юридическая значимость электронных документов
Юридическая значимость электронных документов в Диадоке
Электронные первичные документы
Сейчас подавляющее большинство сделок на территории РФ сопровождается документами, оформленными в бумажном виде. При этом начиная с 2002 года у российских компаний есть законодательно обеспеченная возможность использовать при взаимодействии со своими контрагентами не бумажную, а электронную версию документов. И передать документы по сделке не почтой (или курьером), а по телекоммуникационным каналам связи – через Интернет.
Так, согласно ст. 1 закона «Об электронной цифровой подписи» (№ 1-ФЗ от 10.01.2002) в электронном виде можно передавать и хранить документы, используемые в гражданско-правовых отношениях и в других предусмотренных законодательством случаях. Ст. 9 закона "О бухгалтерском учете" (№129-ФЗ от 21.11.1996) также предполагает возможность составления первичных и сводных документов как на бумажных, так и машинных носителях информации. Подтверждает это и целая серия разъяснительных писем Министерства финансов РФ, в которых говорится о возможности и правомерности использования первичных бухгалтерских документов в электронном виде с применением электронной цифровой подписи.
Таким образом, договор, счет, акт выполненных работ, товарная накладная, товарно-транспортная накладная, счет-фактураа также подавляющее большинство других документов, используемых российскими компаниями в повседневной практике, могут быть переведены в электронный вид.
Как обеспечивается юридическая значимость электронных документов
ГОСТ 6.10.4 — «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам, на машинном носителе и машинограмме, создаваемой средствами вычислительной техники, Основные положения» устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, которые придают электронному документу юридическую силу.
Согласно данному ГОСТ электронный документ должен содержать:
- Регистрационный номер;
- Дату;
- Подпись уполномоченного лица;
- Содержание документа;
- Наименование организации – создателя документа;
- Местонахождение организации – создателя документа.
Законодательство требует также доказательства целостности и подлинности документа, которые обеспечиваются при условии надежности способа создания, хранения и передачи документа; способа, который обеспечивает целостность информации; способа идентификации отправителя и т.д. Для соблюдения этих условий на сегодняшний день в России используется электронная цифровая подпись. Однако только в том случае, если она удовлетворяет требованиям ст. 4 Федерального закона «Об электронной цифровой подписи» №1-ФЗ от 10.01.2002, а именно:
- сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
- подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
- электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.
Помимо наличия подписи, позволяющей однозначно идентифицировать подписанта, а также его правомочность, дату и время подписи (ст. 4, п.1 №1-ФЗ «Об ЭЦП»; гл. 2,ст. 5, п. 3 ФЗ «Об информатизации…») для обеспечения юридической силы документа необходимо соблюдать следующие условия:
- возможность достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (ч.1, ст. 434, п.2 ГК РФ);
- наличие соглашения об использовании при совершении сделок электронно-цифровой подписи (ч. 1, ст. 160, п.2 ГК РФ).
п. 3 ст. 75 АПК РФ: документы, подписанные электронной цифровой подписью, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором либо определены в пределах своих полномочий Высшим Арбитражным Судом Российской Федерации.
Если копии документов представлены в арбитражный суд в электронном виде, суд может потребовать представления оригиналов этих документов.
Юридическая значимость электронных документов в Диадоке
Диадок обеспечивает юридическую значимость передаваемых электронных документов в соответствии со всеми требованиями текущего законодательства РФ.
Это возможно при одновременном соблюдении следующих принципов работы:
- Все документы подписываются ЭЦП. В ЭЦП проставляется штамп времени, что подтверждает подписание документа в момент действия сертификата;
- ЭЦП гарантирует неизменность информации с момента подписания документа;
- Для генерации ЭЦП используются сертифицированные средства криптографической защиты;
- Сертификаты ключей подписи выдаются доверенными Удостоверяющими центрами, определенными Регламентом;
- Диадок гарантирует достоверность информации о контрагентах и уполномоченных лицах;
- Все участники присоединяются к Регламенту, который является соглашением о применении ЭЦП, определяющего условия исполнения документов, удостоверенных ЭЦП.
- Список видов электронных документов, ЭЦП под которыми признаются юридически значимыми, также определен регламентом. Список пополняемый, зависит от потребностей участников системы.
Поэтому при подключении организации к Диадоку руководитель или уполномоченный сотрудник подписывает и направляет в СКБ "Контур" Заявление о присоединении к регламенту применения электронной цифровой подписи (ЭЦП) в Системе электронного документооборота «Диадок».
Разработчиком сервиса Диадок является компания СКБ Контур, которая на данный момент является лидером на российском рынке электронной отчетности и обеспечивает электронный юридически значимый документооборот между компаниями и контролирующими органами (ФНС, ПФР, ФСС, Росстат).
|
