Главная→Продукты→Диадок→Операторы документооборота

Операторы электронного документооборота

До определенного  момента российские организации  могли использовать только бумажные счета-фактуры. Однако закон № 229-ФЗ летом 2010 года внес изменения в Налоговый кодекс, и теперь допускается не только бумажная форма этого документа, но и электронная.

Процесс обмена электронными счетами-фактурами между компаниями описан в «Порядке выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи».

Отдельный Порядок подробно описывает, как электронные счета-фактуры будут предоставляться организациями по требованию налоговых органов.

Оба документа четко оговаривают, что электронные счета-фактуры должны быть подписаны  электронной цифровой подписью и передаваться через операторов электронного документооборота. В противном случае электронный счет-фактура не будет иметь юридической силы, то есть его нельзя будет применить для зачета НДС или, например, для защиты интересов организации в суде.

Что такое «оператор электронного документооборота»?

В законодательных актах операторы определяются как  «организации, предоставляющие услуги по обмену открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем».

Если сформулировать проще, то операторы – это коммерческие компании, которые на конкурентной основе предоставляют бизнесу возможность использовать электронные счета-фактуры и другие документы. Во-первых, они дают техническую возможность это делать, во-вторых, обеспечивают законность этого процесса, в-третьих, оказывают пользователям техподдержку в процессе работы с электронными документами.

Какие компании могут являться операторами  электронного документооборота?

Компания, являющаяся поставщиком услуг электронного обмена документами, должна иметь обширный опыт работы с электронными юридически значимыми документами:

- уметь взаимодействовать с налоговыми органами (как в техническом, так и в организационном плане);

- иметь соответствующие лицензии в области выдачи сертификатов ЭЦП и средств криптографической защиты информации;

- иметь ресурсы для регулярной настройки и доработки систем в условиях быстро меняющегося законодательства.

Сейчас всем этим требованиям наиболее полно отвечают компании, предоставляющие российскому бизнесу услуги электронной отчетности в контролирующие органы (ФНС, ПФР, Росстат, ФСС). Именно рынок электронной отчетности на сегодняшний день наиболее технологически близок к рынку обмена электронными документами между компаниями.

Почему  ФНС или  другая госструктура не могут выступать в качестве оператора электронного документооборота? Почему эту роль выполняют коммерческие компании на платной основе?

Для того чтобы все это  сделать, нужно выделять из бюджета  значительные деньги, набирать под  эту задачу в штат ведомства огромное количество новых  специалистов (притом что в России остро стоит проблема по сокращению количества госслужащих).

Коммерческие же предприятия  предоставляют свои услуги на конкурентной основе. Это означает, что они  заинтересованы в качестве сервиса, развивают  функционал, несут ответственность перед своими клиентами, обеспечивают поддержку, стремятся к снижению цен.

Кроме того, в случае возникновения спора с той же налоговой именно оператор выступает в качестве третьей независимой стороны, чье подтверждение требуется для разрешения ситуации.

Если оператором будет, например, ФНС и возникнет конфликтная ситуация, то каким образом будет обеспечиваться «независимость»? Ведь налоговая косвенно соблюдает свои интересы, а не налогоплательщика.

Зачем вообще нужны операторы? Могут ли компании обмениваться счетами-фактурами и другими документами друг с другом напрямую, минуя посредников?

Услуги электронного обмена документами – это такой же сервис, как, например, телефона связь. Неужели, когда компания хочет обеспечить свой новый офис телефонной связью, она начнет самостоятельно прокладывать телефонный кабель? Аналогично, почему предприятия заказывают доставку воды в офис, а не выделяют отдельного человека и транспорт, чтобы он ездил с канистрами и набирал воду в роднике?
Потому что в этих случаях, так же как и с системами обмена документами, данный бизнес не является профильным. И затраты (трудовые, финансовые) в случае самостоятельного обеспечения этой потребности будет намного выше, чем если обратиться в профильную компанию, предоставляющую нужный сервис.

Простой пример. Для того чтобы обмениваться документами, имеющими юридическую силу, компания, работающая через оператора, подписывает только 1 соглашение об обмене электронными документами (собственно, между компанией и оператором), а не по принципу «все со всеми».

В случае самостоятельной организации процесса все будет по-другому. Так, если в процессе обмена электронными документами без участия оператора участвуют 5 компаний, то им необходимо подписать 10 соглашений между собой. Если 100 компаний – то 4950.

При этом им пришлось бы задуматься о совместимости их систем, обеспечении бесперебойности с ростом количества участников системы.

Функции операторов в процессе обмена электронными документами и счетами-фактурами

1. Оператор гарантирует достоверность информации об организациях в системе. Очень важно знать, что на другом конце "провода" находится реальная организация. Оператор сам проверяет организацию при регистрации в системе, следит за актуальностью информации о ней.

2. Оператор гарантирует юридическую значимость всех документов в системе. Это очень сложный организационный процесс, так как область электронных документов строго регулируется большим количеством федеральных законов и подзаконных актов. Для того, чтобы обеспечить юридическую силу электронных документов, требуются соответствующие лицензии на работу с криптографией, телематикой и др. То есть в случае, если бы процесс обмена электронными счетами-фактурами строился без участия операторов, то компаниям пришлось бы самостоятельно озаботиться обеспечением юридической значимости документов и получением всех необходимых лицензий, а также отслеживать все изменения законодательства и в соответствии с ними перенастраивать используемые системы.

3. Оператор независимо фиксирует все действия со счетом-фактурой как со стороны покупателя, так и со стороны продавца. При возникновении спорных ситуаций (когда один контрагент подает на другого в суд, или когда у налоговой возникают вопросы по конкретному документу) именно свидетельство оператора является решающим.

4. Оператор обеспечивает хранение электронных документов в соответствии с требованиями законодательства (счет-фактура должен, например, хранится 5 лет, а сертификат ЭЦП действует только в течение 1 года). Операторы уже умеют решать эти проблемы.
Оператор предоставляют пользователям круглосуточную и профессиональную техподдержку. В случае возникновения у организаций вопросов по работе с электронными документами они всегда могут обратиться в центры технической поддержки (пользователи Диадока, например, могут звонить по федеральному номеру горячей линии круглосуточно).

5. Оператор гарантирует безопасность передачи документов, качество и бесперебойность работы самых систем. При этом, поскольку на рынке действует несколько операторов, предприятие может в любой момент «проголосовать рублем», то есть выбрать себе в качестве оператора наиболее качественного и доступного по цене поставщика услуг электронного документооборота.